... der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg
vom 23. Januar 2023
Die Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg erlässt aufgrund von Art. 10 Abs. 2 Verwaltungsgemeinschaftsordnung (VGemO) in Verbindung mit Art. 26 des Gesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KommZG) und der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (Gemeindeordnung-GO) und Art. 13 Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710), zuletzt geändert durch das Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl. S. 521), folgende Satzung:
ABSCHNITT I
Allgemeines
§ 1 Geltungsbereich
Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benutzung von Unterlagen im Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg.
§ 2 Begriffsbestimmung
(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen oder juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das vom Archiv ergänzend gesammelt wird.
(2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.
(3) Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
ABSCHNITT II
Aufgaben
§ 3 Aufgaben des Archivs
(1) Die Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg unterhält ein Archiv. Das Archiv ist die Fachdienststelle für alle Fragen des gemeindlichen Archivwesens und der Ortsgeschichte.
(2) Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg hat die Aufgabe, das Archivgut aller gemeindlichen Ämter sowie der gemeindlichen Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften und aller Ämter der Geschäftsstelle der Verwaltungsgemeinschaft zu archivieren. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänger und der Funktionsvorgänger der in Satz 1 genannten Stellen.
(3) Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen (Art. 13 Absatz 1, 14 Absatz 1 BayArchivG) archivieren. Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.
(4) Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg kann aufgrund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg.
(5) Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg berät die Verwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es kann außerdem nichtgemeindliche Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten und unterstützen, soweit daran ein gemeindliches Interesse besteht.
(6) Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg fördert die Erforschung der Gemeinde- und Ortsgeschichten.
§ 4 Auftragsarchivierung
Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. Die Verantwortung des Archivs der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg beschränkt sich auf die in § 5 Absatz 1 Satz 1 bestimmten Maßnahmen.
§ 5 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes
(1) Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen,
durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.
(2) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.
ABSCHNITT III
Benutzung
§ 6 Benutzungsberechtigung
Das im Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe dieser Satzung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und juristischen Personen auf Antrag für die Benutzung zur Verfügung. Minderjährige können zur Benutzung zugelassen werden. Die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters soll vorliegen.
§ 7 Benutzungszweck
Das im Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.
§ 8 Benutzungsantrag
(1) Die Benutzung ist beim Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg schriftlich zu beantragen. Der Benutzer hat sich auszuweisen.
(2) Im Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.
(3) Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.
(4) Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.
§ 9 Schutzfristen
(1) Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 2 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benutzung ausgeschlossen. Archivgut, das sich auf natürliche
Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benutzt werden. Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden. Für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinn der §§ 8, 10 und 11 des Bundesarchivgesetzes unterliegt, gelten die Schutzfristen des § 5 des Bundesarchivgesetzes. Die Schutzfristen gelten nicht für Maßnahmen nach § 5 Absatz 1 Satz 2.
(2) Mit Zustimmung des Gemeinschaftsvorsitzenden der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg können die Schutzfristen vom Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg im Einzelnen Benutzungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. Die Schutzfristen können vom Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg mit Zustimmung des Gemeinschaftsvorsitzenden um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.
(3) Die Benutzung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 1 und 2 zulässig. Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.
(4) Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich beim Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 Satz 2 hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.
(5) Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG dürfen bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung nur benutzt werden, wenn die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.
§ 10 Benutzungsgenehmigung
(1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt die Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg. Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck. Sie kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.
(2) Die Benutzungsgenehmigung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
a) Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden,
b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
c) Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,
d) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,
e) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
f) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.
(3) Die Benutzungsgenehmigung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) die Interessen der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg oder einer Mitgliedsgemeinde verletzt werden könnten,
b) der Antragsteller gegen die Archivsatzung verstoßen oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht eingehalten hat,
c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist oder
e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.
(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) der Benutzer gegen die Archivsatzung verstößt oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält oder
d) der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
(5) Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.
(6) Im Fall einer Entscheidung aufgrund Absatz 2 Buchstaben a und c sowie Abs. 3 Buchstabe a holt das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg vorher die Zustimmung des Gemeinschaftsvorsitzenden ein.
(7) Wird die Benutzung von Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG beantragt, so hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.
§ 11 Benutzung im Archiv
(1) Die Benutzung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Archivs der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg. Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.
(2) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.
(3) Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustandes, die
Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.
(4) Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räume ist untersagt. Das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.
(5) Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benutzung, wie Kamera, Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer oder beleuchtete Leselupe bedarf besonderer Genehmigung. Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird. Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, zu rauchen, zu essen und zu trinken. Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in die Benutzerräume nicht mitgenommen werden.
§ 12 Reproduktionen
(1) Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe der §§ 6 bis 10 erfolgen. Reproduktionen werden durch das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg oder eine von dieser beauftragten Stelle hergestellt.
(2) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Archivs der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg zulässig.
(3) Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Archiv der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben.
§ 13 Versendung von Archivgut
(1) Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Archivs der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
(2) Archivgut kann zu nicht amtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.
(3) Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.
§ 14 Belegexemplar
Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Archivs der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.
§ 15 Benutzungsgebühren
Die Benutzung des Archivgutes der Verwaltungsgemeinschaft Weidenberg ist gebührenpflichtig. Die Benutzungsgebühren werden in einer eigenen Gebührensatzung geregelt.
§ 16 In-Kraft-Treten
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.
Weidenberg, 23. Januar 2023
Hans Wittauer
Gemeinschaftsvorsitzender